Gestión Documental Inteligente con Workflow
Ordena, aprueba y controla versiones sin fricción. Diseñado a medida de tu operación, con la base lista para automatizar y crecer.
El problema
Los equipos que trabajan con archivos colaborativos pierden tiempo buscando documentos, coordinando aprobaciones y corrigiendo versiones obsoletas. Estudios de consultoras internacionales estiman que cerca del 25% de la jornada se destina a tareas de búsqueda y coordinación documental. Los gestores integrados de CAD, Adobe o Microsoft no siempre se adaptan a la operación real: obligan a migrar, imponen estructuras rígidas y no consideran cómo trabaja el equipo.
La solución
Sistema de gestión documental + workflow, diseñado junto a los usuarios finales. Se adapta a la operativa actual, evitando migraciones traumáticas y respetando las carpetas, nombres y procesos que ya existen.
¿Qué es el workflow en esta solución?
Usuarios con privilegios
Se define quién puede ver, editar, aprobar o eliminar.
Usuarios visadores
Responsables de revisar y validar cada etapa del flujo.
Alertas automáticas
El sistema notifica según niveles de urgencia.
Control de versiones
Cada cambio actualiza el archivo para todos.
Ventana amigable
El usuario final no administra reglas, solo ve sus tareas pendientes y las resuelve una a una.
Beneficios
Orden sin migrar
Se mantiene la estructura existente.
Menos retrabajos
Se trabaja siempre sobre la versión correcta.
Aprobaciones claras
Cada responsable sabe qué revisar y cuándo.
Trazabilidad total
Historial de cambios, versiones y decisiones.
Datos y métricas auditables
Gerencia planifica con datos reales, no estimaciones personales.
Cumplimiento de estándares
Posibilidad de aplicar ISO 19650 u otras normas según el rubro.
Diferenciador frente a los gestores estándar
No imponemos una nueva forma de trabajar. Diseñamos junto a los usuarios finales, acompañamos la migración con la estrategia que más convenga al cliente y adaptamos el sistema a la operación actual, no al revés.
Base para automatización
Una vez ordenados los documentos y definidos los flujos, se genera una estructura de datos que permite automatizar tareas repetitivas con RPA y luego incorporar GenIA para clasificar, resumir o sugerir documentos. Así se mejora la eficiencia y productividad del área.
Comparativa: antes y después
Casos de uso
Ingeniería de especialidad y consultoras de infraestructura
Ordena la documentación técnica y aplica convenciones ISO 19650 en proyectos de ingeniería.
Arquitectura
Coordina planos, revisiones y aprobaciones con equipos multidisciplinarios.
Diseño industrial
Controla versiones de modelos y especificaciones sin perder el hilo de los cambios.
Producción audiovisual
Gestiona guiones, cortes y revisiones con alertas para cada responsable.
Desarrollo de videojuegos
Organiza assets, builds y feedback en un solo flujo con trazabilidad.
Proyectistas y equipos multidisciplinarios
Alínea versiones y validaciones en proyectos colaborativos.
Preguntas frecuentes
¿Sirve para mi rubro?
Sí. La solución se adapta a cualquier área que trabaje con archivos colaborativos y aprobaciones.
¿Es obligatorio usar BIM?
No. Podemos aplicar ISO 19650 u otras normas según el rubro, pero también funciona sin estándares formales.
¿Puedo integrarlo con mis carpetas actuales?
Sí. Diseñamos la migración para que conviva con tu estructura actual.
¿Qué tan compleja es la migración?
La estrategia se adapta a tu operación. No imponemos una nueva forma de trabajar.
¿Se puede automatizar después?
Sí. Una vez ordenados los flujos, se pueden incorporar RPA y GenIA.
¿La gerencia puede ver métricas reales?
Sí. El sistema genera datos auditables para proyecciones basadas en hechos.
¿Quieres ordenar la gestión documental de tus proyectos?
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